Виставкові стенди та фотозони

Увага, увага, увага! Розшукуються фанати, спільноти, бренди, магазини, які бажають проявити себе на фестивалі FANCON і залучити нових прихильників!

Якщо ви готові долучитися до сучасної попкультури й вам є, чим вразити відвідувачів, — оформлення тематичного стенда чи розміщення фотозони буде найпростішим варіантом.

Тематичні стенди та фотозони — привертають увагу, приваблюють відвідувачів, виділяють вас серед інших учасників і потрапляють у колекцію вражень FANCON.

На нашому фестивалі ви можете обрати зручний для вас формат: фанатський чи партнерський стенд.

Фанатський стенд або фотозона — безоплатний варіант, який чудово підійде як великій фан-спільноті, так і невеличкій групі людей, що поділяють одне захоплення. Ви можете представити улюблений фандом, показати свою некомерційну ідею, залучити відвідувачів до вашої діяльності чи вашого хобі.

Щоб розмістити фанатський стенд чи фотозону — достатньо мати ідею та бажання. Організатори фестивалю залюбки допоможуть розробити концепцію, продумати технічну реалізацію, прорекламувати готове втілення.

Для того, аби отримати детальнішу інформацію та створити ваш простір для бурхливих вражень на FANCON — подавайте заявку. Долучайтеся до фестивалю та створюйте незабутні миті разом з нами!

Партнерський стенд — це яскраве та привабливе рішення показати свій стиль, бренд, комерційну ідею. Оформлення партнерського стенда не лише привабить відвідувачів до ваших товарів і послуг на FANCON, а й збережеться та пошириться у згадках фестивалю та його відвідувачів.

FANCON — це простір, де ви зможете залучити нових клієнтів, збільшити маркетингове охоплення та поспілкуватися з лояльними прихильниками.

Щоб розмістити партнерський стенд — оберіть оптимальний для вас партнерський пакет та приєднуйтеся до творення колекції вражень. Наша команда допоможе розробити концепцію, що гармонійно впишеться у тематику фестивалю, а також визначитися з технічними можливостями. Розмір місця та кількість перепусток залежить від партнерського пакета, який ви оберете. Підтвердження участі та публікація анонсу у соцмережах — після оплати внеску та додаткових витрат.

Щоб дізнатися більше про партнерські пакети та проконсультуватися щодо участі у ролі партнера фестивалю — пишіть на скриньку This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Вимоги до забудови стенда на FANCON

Максимальна висота фанатського стенда — 2,5 м (можливість використання підвісних конструкцій — узгоджується окремо).
На вашому стенді повинна бути зазначена назва (у вигляді банера, таблички, вивіски).
Усі декорації мають бути виготовлені перед фестивалем. Заборонені будь-які роботи на території фестивалю, окрім збирання та монтажу стенда.
Партнерська та спонсорська інформація повинні гармонійно інтегруватися в дизайн та декорації стенда.
Для складної забудови можливе використання лише компаній, акредитованих Міжнародним виставковим центром.
Усі інформаційні матеріали, опис стенда та деталі щодо технічного підключення повинні бути в заявці. Після підтвердження заявки та під час монтажу вносити зміни у заявку, зокрема щодо технічних вимог, заборонено!
Крайній термін затвердження фінальної версії стенда — 23 травня.
ознайомтесь із наведеними нижче правилами та умовами участі;
у визначений термін подайте заявку на участь (для цього зареєструйтеся на сайті entry.fancon.com.ua).

Коли ви подаєте заявку на участь у фестивалі FANCON, ви автоматично погоджуєтеся з цими правилами та приймаєте їх. Також ви підтверджуєте, що поінформовані про відповідальність за порушення цих правил та умов участі.

Прийом заявок та публікація анонсів вашої участі
1. Крайній термін, коли ви можете подати заявку, — 12 травня 2024 року. Проте організатори мають право закрити прийом заявок раніше у випадку, якщо площа фестивалю буде заповнена на 100%.
2. Для подання заявки треба попередньо зареєструватися на сайті entry.fancon.com.ua. Після реєстрації на вашу електронну адресу надійде лист з підтвердженням (якщо ви не отримали лист — будь ласка, перевірте ваш кошик «Спам» або «Інше»). Для підтвердження реєстрації перейдіть за посиланням, яке буде у листі.
3. Заявка може мати статус «Прийнята» або «Відхилена». Ви можете дізнатися статус вашої заявки в особистому кабінеті на сайті. Зверніть увагу на коментарі до вашої заявки.
4. Важливо переконатися, що ваша заявка максимально заповнена та містить всю необхідну інформацію. Це суттєво пришвидшить рішення стосовно її прийняття. Заявку можна редагувати та додавати файли до неї лише до крайнього терміну подання заявок або до одержання статусу «Прийнята». Якщо заявка отримує статус «Відхилена», її повторний розгляд не передбачається.
5. Куратор сектору має право відхилити заявку без пояснення причини.
6. Для всіх учасників ми робимо окремий анонс у соцмережах FANCON. Тому важливо, щоб ваша заявка містила наступні матеріали:
  - файл готового дизайну зображення для вашого анонсу розміром 1080х1080 або фото (не менше ніж 1080х1080, формат PNG/JPEG) + окремий файл з логотипом вашого бренду (не менше ніж 1024х1024, формат PNG);
  - 1-10 зображень (гарні та якісні фото ваших товарів/магазину/робіт) для анонсу в Instagram та на Facebook;
  - текст українською мовою (виключно) з інформацією про вас, ваш бренд, вашу продукцію, обсягом 100-500 символів.
7. Анонс вашої участі у фестивалі FANCON може бути опублікований тільки після передоплати у розмірі 20% (у разі скасування вашої участі за вашим бажанням ця сума не повертається). Доступ до участі у дні фестивалю — тільки за умови повної оплати до 15 травня 2024 включно.
8. Після публікації анонсу вашої участі в офіційних соцмережах FANCON ви маєте опублікувати новину про вашу участь у фестивалі на власних сторінках у соцмережах з обов’язковим посиланням (тегом) сторінки FANCON. Посилання на офіційні сторінки фестивалю FANCON можете побачити тут.
9. Якщо ви хочете зробити анонс додаткових активностей, які ви будете проводити на вашому стенді (презентація новинок, старт продажів, декоративна фотозона тощо), тоді надішліть нам додаткові матеріали (опис + фото) на пошту This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. або у Телеграм @kdtchk — й ми підтримаємо вас публікаціями в сторіз FANCON.
Офіційний режим роботи фестивалю FANCON
1. Фестиваль відкритий для відвідувачів у суботу та неділю, 8 та 9 червня, з 12:00 до 21:00.
2. Ви зможете пройти на територію з браслетом учасника через окремий вхід для учасників з 08:00.
3. Очікується, що ваше торгове місце/стенд будуть повністю готові об 11:00 (власники квитків з раннім доступом будуть з 11:00).
4. У випадку повітряної тривоги події фестивалю зупиняються, графік запланованих заходів зміщується. Всі сцени, локації та торгові майданчики призупинятимуть свою роботу. Коли учасники фестивалю залишають стенди й торгові зони, то вони мають подбати про те, щоб закрити їх і повідомити про це охорону, яка знаходиться поруч, або куратора сектору. Робота фестивалю відновлюється через 20 хвилин після відбою повітряної тривоги. Детальніше за посиланням.
Браслет учасника
1. Представники учасників, зазначені у заявках як відповідальні особи, зобов’язані отримати браслети учасників у п’ятницю, 7 червня, з 10:00 до 20:00 в зоні реєстрації на вході для учасників.
2. На дні монтажу (четвер та п’ятниця) браслети учасників не потрібні.
3. У суботу та неділю браслет учасника дозволяє безоплатно пройти на територію фестивалю через будь-який вхід. Але пам’ятайте про окремий вхід для учасників!
4. Зверніть увагу: додаткові браслети (окрім тих, що затверджені в заявках) не видаються. Втрачені чи зіпсовані браслети не замінюються. Якщо на фестиваль хоче потрапити більше ваших колег чи знайомих — їм слід придбати вхідні квитки на загальних умовах.
Заїзд/виїзд на територію МВЦ
1. Монтаж торговельних місць/стендів здійснюється
  - у четвер, 6 червня, з 09:00 до 21:00 — тільки за попередньою домовленістю;
  - у п'ятницю, 7 червня, з 09:00 до 21:00.
  - Забороняється монтаж забудови торгового місця та завезення великогабаритного товару у суботу, 8 червня.
  - У суботу та неділю (8-9 червня) ви можете потрапити на територію з 08:00. Також дозволено заносити невеликі речі та товари. Очікується, що ваше торгове місце/стенд буде готове об 11:00.
  - Якщо ви залишаєте речі/товар у четвер/п’ятницю на території МВЦ — подбайте, щоб усе було запаковано у стрейч-плівку. У ніч з суботи на неділю товари можна не пакувати, але їх потрібно накрити перед тим, як локація буде взята під охорону.
2. Закриття торговельних місць/стендів відбувається
  - у суботу, 8 червня, — не раніше ніж о 20:00;
  - у неділю, 9 червня, — не раніше ніж о 20:00.
3. Демонтаж стендів відбувається
  - у неділю, 9 червня, — з 21:00 до 23:00 (після закриття фестивалю);
  - у понеділок, 10 червня, — з 09:00 до 22:00;
  - зверніть увагу: після 23:00 перебувати на території МВЦ заборонено через воєнний стан та комендантську годину в Києві, тому плануйте свої дії та оптимізуйте пакування.
  - На момент виїзду учасники повинні здати куратору або помічнику куратора меблі отримані від організаторів в тій самій кількості, що були отримані при заїзді. Виїжджати без затвердженого акту передачі меблів заборонено. Якщо учасник здає недостатню кількість меблів він компенсує повну вартість відсутніх меблів.
Технічні вимоги до забудови стендів/фотозон
Ви можете забудовувати стенд власними силами або залучити спеціалізовані компанії (дозволяються використання лише акредитованих компаній Міжнародного виставкового центру).
1. Забудова із залученням спеціалізованих компаній
  
  Перевага цього варіанту — відмінна робота професіоналів. Так ви зможете бути спокійними, що ваші стенд чи фотозона точно будуть відповідати всім технічним правилам і вимогам. Крім того, спеціалізовані компанії подбають про монтаж і демонтаж конструкції.
  - Ви можете обрати один з типових виставкових стендів або власний дизайн. Індивідуальний дизайн — це ваша ідея, як саме буде виглядати стенд, яка буде конструкція, які цікавинки будуть на стенді, як будуть поділені зони стенда тощо.
  - Спеціалізована компанія, створить ваш стенд або фотозону «під ключ», тобто від розробки макета/візуалізації та до фактичного монтажу/демонтажу на території МВЦ.
  - Ми співпрацюємо лише з акредитовані компаніями, що мають дозвіл на створення й розміщення стендів на території Міжнародного виставкового центру. Тільки так ми зможемо гарантувати безпечність і надійність конструкцій. Звертайтесь до менеджера, відповідального за зону, і він допоможе розв'язати всі питання із забудовою стенда.
  - Зверніть увагу, що крайній термін затвердження фінальної версії стенда — 12 травня.
  - Після 12 травня будь-які зміни в технічній частині стенда — заборонені.
2. Забудова власними силами
  Ви можете самі побудувати ваш стенд чи фотозону. Але є технічні правила й обмеження, яких варто дотримуватися, аби конструкцію погодили для розміщення на території Міжнародного виставкового центру.
  - Максимальна висота стенда, що потребує складання, — максимум 249 см (2,49 м).
  - Якщо це монолітна чи надувна конструкція, конструкція з пінопласту, що не потребує висотних робіт, — висота може бути більшою.
  - Заборонено використовувати легкозаймисті матеріали: сіно, синтетичні тканини та ін. Під заборону попадають матеріали та речовини, які можуть займатися від короткочасного (до 30 сек.) впливу джерела запалювання з низькою енергією (полум’я сірника, іскри, сигарети, що жевріє тощо).
  - Стенд/фотозона має виготовлятися з пожежобезпечних матеріалів.
  - Усі конструкції мають бути надійними та стійкими.
  - Забороняється кріпити конструкції до підлоги. Будь-яке пошкодження підлоги відшкодовується коштом учасника.
  - Категорично заборонено використовувати оголені/неізольовані дроти та звичайні лампи розжарювання. Усі кабелі повинні бути сховані в кабель-каналах та бути розрахованими на потрібну потужність.
  - Якщо на стенді є автомобілі чи інші транспортні засоби (як частина декорації) — їх мотори мають бути вимкнені, а кількість пального в баку не перевищувати об’єм 10 літрів. Автомобілі з газовими установками — заборонені.
  - Заборонено використовувати кульки, наповнені гелієм.
  - У випадку використання будь-якого покриття для підлоги — після демонтажу весь скотч та його сліди учасник зобов’язаний прибрати власними силами.
  - Усі декорації та елементи стенда мають бути виготовлені перед фестивалем. Будь-які роботи на території фестивалю, окрім збирання та монтажу стенда, — заборонені. На всій території МВЦ категорично заборонено виконання лако-фарбувальних робіт.
  - Усі елементу стенда після демонтажу учасник вивозить власними силами.
  - Крайній термін затвердження фінальної версії стенда — 12 травня. Після 12 травня будь-які зміни в технічній частині стенда — заборонені.
  - Порушення будь-якого пункту цих технічних вимог може призвести до скасування дозволу на участь у фестивалі у будь-який момент.
Безпека стендів
1. Охоронна компанія відповідає за збереження майна учасників виключно в період закриття комплексу за наступним графіком:
  - з 22:00 6 червня до 08:00 7 червня;
  - з 22:00 7 червня до 08:00 8 червня;
  - з 22:00 8 червня до 08:00 9 червня;
  - з 23:00 9 червня до 09:00 10 червня.
2. Якщо ви залишаєте речі/товари/техніку та ін. на ніч на стендах — ваші представники мають бути присутні на момент відкриття комплексу та до моменту його закриття. В іншому випадку охоронна компанія не несе відповідальності за збереження майна.
Відповідальність учасників фестивалю FANCON
1. Якщо ви здійснюєте торговельну діяльність на території FANCON та надаєте зображення та тексти для анонсів, ви несете цілковиту та самостійну відповідальність за усі можливі порушення прав третіх осіб, включно з авторськими правами та правами на інтелектуальну власність.
2. Ви несете повну відповідальність за свої дії та можливі порушення законодавства України на території фестивалю FANCON.
3. Ви несете повну відповідальність за точність і правдивість даних, які надаєте у заявці.
4. Як учасник фестивалю, ви несете цілковиту та самостійну відповідальність за зберігання стендового майна, товару та особистих речей у дні проведення фестивалю, а також у день монтажу та під час демонтажу, окрім проміжків часу, визначених у пункті 6.
Що заборонено на території фестивалю FANCON
1. Заборонено палити на території фестивалю в недозволених місцях (тютюнові вироби, кальяни, електронні сигарети та вейпи тощо).
2. Заборонено проносити алкоголь та перебувати на фестивалі у стані алкогольного сп’яніння.
3. Заборонено проносити та вживати на території фестивалю наркотичні, токсичні або психотропні речовини, а також перебувати на фестивалі у стані наркотичного сп’яніння.
4. Заборонено проносити на територію фестивалю вогнепальну, холодну, газову зброю (зокрема газові балончики), колючі, ріжучі, легкозаймисті, вибухонебезпечні, вогненебезпечні предмети, рації, скляну тару — навіть якщо це частина костюма чи образу.
5. Заборонено використовувати кульки, наповнені гелієм.
6. Якщо на стенді є автомобілі чи інші транспортні засоби (як частина декорації) — їх мотори мають бути вимкнені, а кількість пального в баку не перевищувати об’єм 10 літрів. Автомобілі з газовими установками — заборонені.
7. Заборонено вмикати музику на гучність, що заважає учасникам фестивалю поруч з вами.
8. Заборонено використовувати площу інших учасників без їх згоди та порушувати межі орендованої площі — без дозволу організаторів.
9. Заборонено порушувати будь-які права третіх осіб, зокрема авторське та інтелектуальне право.
10. Заборонено демонструвати агресію щодо учасників та відвідувачів фестивалю, заважати учасникам та відвідувачам фестивалю відпочивати та брати участь у фестивальних подіях.
11. Заборонено створювати небезпечні ситуації або завдавати шкоди собі та іншим відвідувачам фестивалю.
12. Заборонено порушувати чинне законодавство України, зокрема — ображати національні, етнічні, релігійні, конфесійні почуття відвідувачів.
13. Заборонено проводити рекламну, агітаційну чи комерційну діяльність на території фестивалю або біля неї без згоди організаторів.
14. Заборонено залишати фестиваль без акту передачі наданих меблів.
15. У дні фестивалю заборонено зачиняти/припиняти роботу стенда раніше 20:00.
16. Заборонено порушувати Загальні правила фестивалю, зокрема щодо дій учасників фестивалю під час повітряної тривоги.
Що забезпечують організатори FANCON
1. Організатори фестивалю залучають охоронну компанію, яка працює за графіком (див. п.5), коли локація вільна від учасників та відвідувачів, а також забезпечує охорону порядку під час проведення фестивалю.
2. Протягом роботи фестивалю організатори забезпечують доступ до електромережі (якщо ви вказали на цю потребу у заявці).
3. Куратори сектора проконсультують вас щодо будь-яких питань, пов’язаних з участю, своєчасно та вичерпно проінформують про зміни у правилах, крайні терміни та новини, що стосуються участі у фестивалі.
Організатори фестивалю FANCON не несуть відповідальності:
1. за особисті речі учасників, а також за зберігання стендового майна й товару під час проведення фестивалю;
2. за загублені чи втрачені особисті речі, товар або стендове майно учасників;
3. за зіпсовані, загублені чи втрачені вхідні браслети учасників;
4. за особисті дії та торговельну діяльність учасників на території фестивалю FANCON;
5. за будь-яку інформацію щодо фестивалю FANCON, яка розміщена на сторонніх ресурсах (сайтах чи соцмережах, які не є офіційними ресурсами фестивалю).
Права організаторів фестивалю FANCON
1. Якщо учасники фестивалю порушили ці Правила, організатори мають право не допустити їх до участі та на територію фестивалю.
2. Якщо учасник ігнорує й порушує ці Правила, або умови співпраці з учасником морально недопустимі, організатори можуть скасувати будь-які домовленості та анулювати заявку на участь (навіть за умови сплати орендної плати).
3. Організатори фестивалю FANCON відшкодовують сплачену орендну плату лише у випадку скасування заходу.
4. Задля безпеки й комфорту учасників і відвідувачів фестивалю організатори залишають за собою право доповнювати та змінювати цей перелік Правил.